Surat kebenaran untuk mengadakan aktiviti luar mestilah mendapat kelulusan dari pihak maktab. Setelah mendapat sokongan maka Borang Tempahan Bas/Van mestilah dilengkapkan dan mendapat kelulusan, kemudian dibuat lima salinan.
Salinan borang diserahkan kepada:
1. Pengawal keselamatan
2. Guru Pengiring
3. Pejabat
4. Pemandu
5. Papan Notis